Největší informační a rezervační hotelový systém v České republice. Bohužel si ho ale neosaháte dopředu.
Rezervační systém pro malé i velké ubytovací resorty. Univerzální systém sice neexistuje, Plazaro k němu má ale velmi blízko.
Rezervační systém pro hotely s luxusní aplikací pro vaše hosty. Pozitivní stránky systému ovšem shazují drobné vady na kráse.
Rezervační systém, který potěší především služby nabízí řešení pro menší resorty. Velkým hotelům ale jeho funkce nestačí.
Jednoduchá služba se slabou uživatelskou podporou. Na začátku vás překvapí nízká cena, po bližším zkoumání ale zjistíte, že s ní platby teprve začínají.
Vybrali a srovnali jsme pět nejpopulárnějších hotelových rezervačních systémů. Jak si vedou a najdeme v České republice výrazného favorita? A jak si stojí vůči populárním online cestovním agenturám jako Booking.com nebo Hotels.com?
Hotely, penziony i chatky v kempu – pro řadu Čechů jsou to oblíbená místa na dovolenou. Rádi si užíváme pozornosti obsluhy, dobrého jídla a čistého prostředí. O vaše pohodlí se ale starají desítky členů personálu – recepční, pokojská, hotelový manažer, armáda kuchařů spolu s číšníky. Všechny tyto profese řídí jeden centrální počítač – hotelový informační systém.
Tento mozek hotelu se stará o vaše pohodlí a jednou z jeho funkcí je i zajištění rezervací. V minulosti jsme se rádi rezervovali přes portály jako Booking.com nebo Hotels.com. Na to řada hotelů ovšem zareagovala a pořídili si vlastní hotelový rezervační systém. Ten je přímou součástí hotelu, nevyžaduje další napojení a provozy z něho neodvádějí provize webovým stránkám třetích stran.
Jak ale vypadá takový výběr hotelového rezervačního systému? Jedná se o poměrně složitý a komplikovaný proces. Špatná nebo neplatná rezervace zkazí dovolenou hned na začátku. Dobří hoteliéři mu věnují i několik výběrových řízení a desítky hodin času.
O peníze jde především, nicméně v případě rezervačních systémů nehrají finance velkou roli. Důležitá je spolehlivost. Cenu za rezervační systém udávají společnosti v několika formátech:
Každý z námi vybraných rezervačních systémů využívá jiný způsob výpočtu ceny. I proto se podle těžko ceny jen těžko zorientujete. Většinou se jedná o modulové systémy, které si hoteliéři staví na míru jejich potřebám. Jednotná částka se počítá jen stěží – my jsme jako bernou minci vybrali cenu za jeden pokoj za měsíc.
Jak jsme zmínili v minulé kapitole, velikost podniku a počet pokojů hraje důležitou roli při výběru rezervačního systému. Poskytovatelé hotelových služeb se klasifikují do několika typů:
Důležité je vědět, že určitá velikost zařízení s sebou nese specifické požadavky na rezervační systém. Na informační i rezervační systém ubytovacího zařízení jsou kladeny jiné podmínky a zatímco některé rezervační systémy jsou vhodné spíše pro malé podniky, jiné programy se hodí spíše pro hotely a ubytovací zařízení s větší kapacitou.
Pro české hoteliéry platí podmínky dané legislativou. Té se musí rezervační systém přizpůsobit. Systém výběru rekreačních poplatků, evidence hostů nebo elektronická evidence tržeb jsou jedny z mnoha požadavků, které by měl rezervační systém pro český hotel splňovat.
Evidenci hostů nebo tržeb samozřejmě může hoteliér vést stranou. Vhodný nástroj pro rezervaci tyto činnosti automatizuje, čímž usnadňuje práci personálu. Hotelový management navíc snižuje riziko žádné nebo naopak zbytečné dvojí evidence.
Hotelové resorty a další ubytování se skládají z několika částí. Součástí wellness hotelů a lázní je lékařské zařízení, kongresové hotely zase nabízejí přednáškové místnosti. Tyto úseky vyžadují další organizaci. Představte si, že jako firma pořádáte teambuildingové školení a u přednáškové místností se setkáte s reprezentací vaší konkurence.
Ideální rezervační systém nerezervuje pouze pokoje nebo chatky, ale zahrnuje i tato střediska. Díky tomu při check-outu hostů snadno zjistíte, jaké služby hosté využili. Díky tomu se hotelový management vyhne zbytečnému handrkování o tom, za které služby hosté zaplatí.
V minulé kapitole jsme zmínili další hotelová střediska. Tím ovšem napojení na další služby nekončí. Hotelový byznys je komplexní odvětví, které využívá celou řadu služeb. Účetnictví nebo personalistiku můžete mít vyřešenou zvlášť, proč ji ale nezahrnout do jednoho systému?
Důležité je ovšem říct, že u většiny rezervačních systémů za tyto integrace zaplatíte. Mnohdy tak vyjde levněji napojení na služby třetí strany. Pro malý pension vyjde levněji nejmenší tarif u Fakturoidu, než aby platil několik tisíc ročně za samostatný fakturační modul.
Dva termíny, které možná znáte z jiných odvětví. Hoteliéři je ale znají pod jiným významem:
Alokace i opce jsou specifický způsob distribuce hotelových pokojů, které ale hoteliéři rádi využívají. Alokace pokojů snižují výkyvy mimo sezónu a hotelu naplní více pokojů než běžný prodej. Opce často lákají hosty, kteří zvažují několik druhů ubytování nebo si nejsou jistí, zda rezervaci v termínu využijí – například při služební cestě.
Sebelepší systém rezervace často selhává při prvním kontaktu s obsluhou. Ovládání a uživatelská přístupnost je obrovské téma, kterému se věnují marketingoví odborníci společně s designéry.
Jednoduché ovládání je důležité z pohledu obsluhy i hotelových hostů. Hotelové rezervační systémy využívají automatizace a toho, že klient zařídí rezervaci bez nutnosti kontaktu s obsluhou. Design a jednoduché ovládání by mu tuto činnost měly co usnadnit. Mezi základní funkce patří:
Responzivní design a jeho podmínku zdůrazníme ještě jednou. Podle průzkumů vyplývá, že až 70 % hotelových hostů dnes cestuje a rezervuje přes mobilní zařízení. Vhodný design a jednoduché ovládání na těchto zařízeních je do budoucna stěžejní pro efektivní distribuci hotelových služeb.
Při výběru rezervačního systému také nezapomeňte na to, jaké měny a jazykové mutace podporuje. Samozřejmostí jsou světové jazyky, nezapomínejte ale na specifické potřeby vašich hostů. Pokud vaši klientelu tvoří Japonci, nabídněte jim platbu v yenech a překlad systému do japonštiny.
Málokterý rezervační systém dnes bohužel nabízí sofistikovanou platbu s cizími měnami. Převodů peněz a plateb kartou se týká speciální legislativa, která mimo jiné ukládá povinnost zveřejnění kurzovního lístku. Většina rezervačních systémů se tak soustředí pouze na základní měny a většinu odpovědnosti nechává přímo na hotelích.
V případě jazykových mutací se soustřeďte na naše zahraniční sousedy. Polští a slovenští hosté ocení možnost rezervace v jejich rodném jazyce. Jazykově jsme si sice podobní, odlišnosti ale představují pro mladou (ale ekonomicky atraktivní) skupinu silnou jazykovou bariéru. Když mileniálům vyjdete vstříc, zvýšíte svoji důvěryhodnost v jejich očích.
Při výběru hotelového rezervačního systému dejte na šuškandu a ověřte si reference těchto služeb. Solventní obchodní zástupce vám dá seznam několika vybraných ubytování, které využívají jejich systém. Požádejte manažera hotelu o chvíli jeho času a proberte s ním fungování nástroje. Od hotelů často dostanete odlišné informace než od obchodního zástupce.
Nezapomeňte ale na to, že s rezervačním systémem pracuje především hotelový personál. Oslovte také zaměstnance. Zeptejte se recepční, jak se jí s rezervacemi pracuje a zda nástroji něco vytkne.
Personál zhodnotí nástroj z praktického hlediska, zatímco manažer vám poskytne pohled obchodníka.
Pod tímto cizím slovem se skrývá optimalizace cen na základě dlouhodobého pozorování. Jako první ho využily letecké společnosti, které nabízejí různé ceny letenek na stejné lety podle toho, v jakém časovém úseku je pořizujete. S tímto cenovým modelem pracují pokročilí hoteliéři a revenue management jim maximalizuje tržby.
Revenue cenový management ovlivňují tyto faktory:
Tento typ cenové politiky v současnosti mnoho českých hotelů nevyužívá a pokud se s ním setkáme, nejčastěji to je v českých pobočkách zahraničních sítí. Ty díky vhodnému nastavení ovšem kompenzují výkyvy v poptávkách a sezónnost, která s hotelovým byznysem úzce souvisí.
Návod na to, jak vybrat hotelový rezervační systém, ukončíme dalším zahraničním pojmem. Channel manager představuje komunikační můstek, který automatizuje přenos informací o vytíženosti a dalších faktorech hotelu do dalších komunikačních kanálů.
Jednoduše řečeno to znamená, že díky tomuto můstku automaticky přenesete data na servery jako Booking.com, TripAdvisor.com nebo Hotels.com. Ať už se to týká vytíženosti pokojů nebo slevových kuponů, zbavíte se tím ručního přepisování cen a tento komunikační můstek vám ušetří spoustu času i starostí.
Už víte, jak vyberete vhodný hotelový rezervační systém, proč byste to ale měli dělat? Souboji OTA systémů a hotelových rezervací se budeme ještě věnovat. Nyní si shrňme výhody hotelových rezervačních systémů:
Několikrát jsme zmínili zkratku OTA. Pod ní se skrývá anglický výraz online travel agency. V praxi si pod nimi představte cestovní agentury zprostředkovávající ubytování jako Booking.com, Hotels.com či Agoda.com. Tyto služby umožňují rezervaci ubytování přes jejich vlastní prostředí, za což si od hotelu berou provizi.
Online cestování agentury v minulosti vytvořily vrásky mnoha hotelovým manažerům. Jejich provize se vyšplhaly až ke 30 procentům, čímž hoteliérům unikala velká část tržeb. Provozovatelé ale často neměli na výběru – spoléhali se pouze na tyto služby a vlastním rezervačním systémem nedisponovali.
Rezervace ale nejsou segmentem s vlastním systémem na jedné straně a internetovou cestovní agenturou na straně druhé. Moderní manažeři oba dva přístupy propojili – například vhodným revenue managementem a optimalizací cen. Navíc si jsou vědomi toho, že OTA jim přivede jiný typ hostů, od kterých snadno získají zpětnou vazbu.
Nevýhodou OTA je kromě vysokých provizí i ztráta dat. Málokterá online cestovní agentura poskytne dostatek statistik pro vyhodnocení a správnou segmentaci vašich hostů. Bez těchto dat nevyužijete možnosti remarketingu či zpětnou vazbu přímo na vašich webových stránkách.
Jak vypadá takové srovnání vlastního rezervačního systému se službou OTA? Představte si, že nabízíte pokoj za 1000 Kč na noc. Na výběr máte prodej přes OTA s 15% ztrátou nebo prodej přes vlastní systém, kde náklady tvoří zhruba 5 % na rezervaci. S každou rezervací tak ušetříte 100 Kč. Ušetřená stovka denně dělá 3650 Kč za rok, pokud takto ušetříte za 10 rezervací, částka se násobí.
Rezervační hotelový systém s sebou sice nese počáteční investici do školení a rozvoje nové technologie. V dlouhodobém hledisku vám ale ušetří i stovky tisíc korun ročně. Záleží na velikosti vašeho podnikání. Jako bonus navíc získáte data a rychlou zpětnou vazbu od vašich hostů.
Hotelová distribuce u nás podléhá poměrně přísné a jasně dané legislativě. Již na začátku jsme zmínili povinnost evidence hostů. To vyplývá ze zákona č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích, který kromě výběru tzv. rekreačních poplatků udává provozovatelům ubytovacích služeb povinnost tyto poplatky evidovat společně s jasnou identifikací hosta v listinné nebo elektronické podobě.
Vedle povinnosti vybírání rekreačních poplatků a jejich evidence, se hotelů týká i ochrana osobních údajů. To klade velké nároky právě na rezervační systémy, které tyto údaje sbírají a uchovávají.
Jednou z dalších legislativních povinností je také elektronická evidence tržeb. Ta je v době pandemie pozastavená, protože neúměrně zvyšovala náklady zasaženým podnikatelům, a její opětovné spuštění je nejisté. Vláda ovšem zatím nerozhodla a tak je třeba s ní počítat i při výběru rezervačního systému.
Pokud vybíráte hotelový rezervační systém, nezapomeňte na další služby, které poskytujete. Ty by měly být s tímto systémem kompatibilní. Hotelový byznys je složitá záležitost, která zahrnuje celou řadu dalších úseků.
Pokud rezervace správně integrujete, usnadníte práci nejen recepční. Svoje využití najde i v kuchyni, na restauračním placu a rekreačních službách. Nesprávný přístup ovšem vytvoří komunikační blok mezi jednotlivými úseky a nový rezervační systém vám práci spíše přidělá.
Nakonec si nemůžeme odpustit vysvětlení tolik oblíbené pojmu – hotelové hvězdičky. Podle nich vybíráme ubytování na dovolenou, málokdy si ale uvědomujeme, co skutečně znamenají.
Na začátku je ovšem nutné podotknout, že hotelové hvězdičky udělují soukromé společnosti za úplatu. Podmínky těchto společností jsou různé a tak se setkáme s tříhvězdičkovým hotelem, který je luxusně vybavený i s tříhvězdou na úrovni dělnické ubytovny.
Systém hvězdiček podle Hotelstars.cz:
* |
|
** |
|
*** |
|
**** |
|
***** |
|
