Snad každý podnikatel chce, aby jeho firma šlapala jako švýcarské hodinky. Dosáhnout co nejvyšší efektivity se může zdát trochu jako oříšek a sledování toho, aby projekt běžel, jak má, pomalu nemožné. Proto jsme si pro vás připravili několik tipů, které vám poradí právě s úspěšným řízením projektů.
Správná komunikace je klíč
Chcete zvýšit efektivitu projektového řízení u vás v týmu? Bez komunikace to nepůjde. Ta je základem úspěšného a hlavně bezchybného průběhu projektu. Komunikovat musíte s klienty i celým týmem, abyste předešli případným chybám. Pokud jasně nesdělíte svou představu toho, jak by měla práce vašeho týmu vypadat, velmi pravděpodobně nedostanete takové výsledky, jaké si představujete.
Základem dobré komunikace je stanovení kanálů, přes který budete se svým týmem ve spojení. Čím méně, tím lépe. Stanovte si nejlépe jeden nástroj, který budete všichni využívat nejen ke každodenní komunikaci, ale i třeba k domlouvání a pořádání pravidelných schůzek.
Víte, jaké jsou vaše cíle?
Abyste věděli, zda jdete po správné cestě, musíte jasně vědět, kam směřujete. Navíc jednoznačně stanovené cíle a plány rozhodně udělají klid na duši vám i vašim klientům. Naopak špatně určené a nejasné cíle mohou vaši produktivitu snižovat.
Znáte metodu SMART? Ta vám s vytyčením vašich cílů pomůže pomocí 5 faktorů:
- Specific – specifické: Konkrétních cílů dosáhnete lépe než těch vágních. Čím specifičtější, tím lepší.
- Measurable – měřitelné: Pokud cíl nebude měřitelný, jak potom poznáte, že se vám daří ho plnit?
- Accepted – akceptované: Na daných cílech by se měli shodnout všichni zúčastnění, jinak nemusí o jejich splnění usilovat.
- Realistic – realistické: Snažte si stanovit splnitelné cíle, honit se za nemožným je přesný opak efektivity.
- Time-framed – časově vymezené: Kdy chcete dosáhnout svých cílů? I to je důležité vědět, abyste mohli měřit svoji úspěšnost.
Bez plánování se neobejdete
Máte již stanovené cíle? Skvěle, teď jen naplánovat práci tak, abyste jich mohli dosáhnout. Vytvořte si proto plán úkolů a stanovte si jejich termíny, kdy mají být splněné. Poté přiřaďte ke každému úkolu jeho řešitele, který bude zaznamenávat postupný pokrok v plnění, díky čemuž budete mít neustálý přehled.
Usnadněte si práci, používejte projektové nástroje
Efektivní, a hlavně úspěšný projektový management není žádná hračka. Proto existujete několik nástrojů, které svými funkcemi pomáhají s projektovým řízením. Projektových nástrojů je opravdu mnoho a každému podnikání nemusí vyhovovat ten samý.
Nejdříve si určete, co by takový nástroj měl umět, jaké základní funkce potřebujete a zda sedí tomu, jak velký tým vedete. Vzhledem k tomu, že cílem snad každého byznysu je jeho růst, zvolený nástroj by se měl umět přizpůsobit případnému pokroku vašeho podnikání. V dnešní době už mají nástroje nepřeberné množství funkcí, najít proto ten pravý pro vaši firmu možná nejprve chvilku zabere. Z dlouhodobého pohledu se vám ale určitě jeho používání jednoznačně vyplatí.
