Doklady pro neplátce DPH
Pokud nejste plátce DPH a nevedete si podvojné účetnictví, nikdo vám nenařizuje, jak mají vaše doklady vypadat nebo jak je musíte uchovávat. Určitě je ale dobré určité údaje evidovat, ať už pro vás, nebo především pro kontrolu finančního úřadu – ve svém vlastním zájmu proto mějte v dokladech pořádek.
Pro platby v hotovosti platí pro některé činnosti pravidla EET – elektronické evidence tržeb a tato pravidla je třeba respektovat a dodržovat.
Doklady pro plátce DPH
Pokud jste plátcem DPH, musíte u svých vydaných i přijatých dokladů, u kterých si budete nárokovat odpočet DPH pohlídat, zda splňují náležitosti daňového dokladu.
Příjmy v hotovosti
Nepodléháte-li EET, při prodeji služeb nebo zboží musíte vystavit a vydat doklad jen tehdy, pokud si o to zákazník řekne. Nezáleží přitom na výši částky. Můžete vystavit paragon nebo příjmový pokladní doklad, do kterých uvedete jméno zákazníka. Originál poté náleží zákazníkovi, kopii si necháváte, zaevidujete a očíslujete.
Podléháte-li EET, pak stvrzenky vydáváte podle pravidel EET.
Příjmy převodem na účet
Pro příjmy, které jste obdrželi formou převodu na účet, je dokladem výpis z účtu, vydaná faktura i smlouva.
Jaké náležitosti musí splňovat vydané faktury?
Z vámi vydaných faktur by mělo být jasně patrné alespoň:
- zda jde o výdej či příjem peněz v hotovosti, bankovní výpis, pohledávku nebo závazek
- datum úhrady nebo vzniku pohledávky či závazku
- vaše jméno, IČ, sídlo
- označení, o jakou jde službu nebo zboží
Pokud máte živnost, na fakturu připište “Podnikatel je zapsán v živnostenském rejstříku.”, nemusíte přitom uvádět konkrétní příslušnost, jednací čísla ani ID RŽP z výpisu z živnostenského oprávnění.
Faktury, které vydáváte, pečlivě číslujte – je to nejen kvůli lepší přehlednosti pro vás, ale i pro jednodušší dohledatelnost, například při reklamaci zákazníka.
Výdaje v hotovosti
Dojde-li k nákupu za hotové peníze, potřebujete originál dokladu. V případě, že je doklad nejednoznačný, je lepší přidat k němu i podrobnější upřesnění. U některých dokladů navíc časem hrozí jejich vyblednutí a tomu lze jednoduše předejít tím, že si doklad okopírujete a uchováte společně s originálem.
Výdaje převodem z účtu
Zaplatíte-li za produkt nebo službu formou převodu peněz z bankovního účtu, poslouží vám jako doklad o řádném zaplacení výpis z účtu.
Výdaje na dobírku
Zakoupili jste něco na dobírku? Pak při úhradě dobírky požádejte přepravce o vystavení potvrzení o převzetí peněz. Pokud tak neučiníte, mohl by vám chybět doklad o úhradě.
Přijaté faktury
Abyste mohli doložit výdaje, nepotřebujete fakturu s razítkem nebo podpisem, bohatě si vystačíte s vytištěnou fakturou, kterou jste obdrželi emailem. Pro lepší přehlednost si přijaté faktury můžete číslovat. V případě, kdy fakturu přikládáte k úhradě v hotovosti, nemusíte ji číslovat.
Zálohové faktury
Zálohové faktury nejsou doklad jako takový, slouží jen jako informace pro platbu předem. Následně ji ale můžete přiložit k dokladu o platbě, rozhodně tím nic nezkazíte.
Archivace dokladů u plátců i neplátců DPH
Ať už jste nebo naopak nejste plátci DPH, určitě je dobré doklady archivovat po předepsanou dobu. Budete mít ve všem pořádek a v případě kontroly budete moci vše doložit.