Přečti si Gettings things done od Davida Allena a něco si z toho vyber. Nedá se to, i když to doporučují, praktikovat úplně na vše, ale hodně to může pomoct. Mrkni se na SCRUM. Případně další věci.
Ale několik tipů:
1) Určitě deleguj. Mě se osvědčilo delegovat práci, dobře ji popsat a vysvětlit a potom nechat člověka pracovat a třeba po týdnu si dát schůzku, podívat se na to, co je hotovo, a navrhnout, co má dělat dál. A tak to opakovat dokud není produkt hotový. Dá se měnit interval dle potřeby, ale je lepší 2 hodiny schůzka, projít to společně a jasně si definovat, co má dělat dál. Pouze menší upřesnění řeším operativně. Nemůžeš čekat, že každý hned všechno zvládne, ale musíš jim dát prostor, aby ze sebe mohli dostat to nejlepší. Každý si musí zvyknout na nějaký pracovní režim a způsob práce. Začni menšími jasnějšími úkoly až se dostaneš do fáze, že stačí sdělit základní vizi a budou schopni odvést to nejlepší, co jde. Dají do toho svoje nápady, atd. Je to skvělé a kluci, se kterými pracuju mi neskutečně pomáhají všechno zvládnout.
2) Rozhoduj se o menších věcech poměrně rychle a důsledně. Poslechni si návrhy, ale buď ten, kdo to má pod palcem. Navrhni nejlepší řešení a jede se dál. Občas se můžeš seknout, ale to se může stát stejně. Věci se budou hýbat. Neber si nějaký čas na rozmyšlenou tam, kde to není potřeba. Je dobré mít kolem sebe lidi, kteří různým oblastem rozumí a můžeš hodit rychlý dotaz a okamžitě získat fundovanou odpověď a rychle s rozhodnout.
3) Všechny příchozí emaily (dle toho GTD) v INBOXU kontroluj třeba jen 2 - 3krát za den (ze začátku je těžké si zvyknout). Co můžeš vyřídit do 2 minut vyřiď hned, co si nejsi jist, jestli má efekt přesuň do MOŽNÁ, co bys měl vyřešit a je to déle než 2 minuty přesuň do AKCE. Třeba jednou za den projdi AKCE a všechno vyřiď. Všechny vyřízené emaily dávej do složky VYŘÍZENO. Budeš mít prázdný inbox a maximálně to důležité v AKCE. Takhle vždy víš, že můžeš pracovat ve volné chvilce na tom důležitém. Jednou třeba za 2 - 3 týdny zkontroluj MOŽNÁ. Zjistíš, že většina z toho vůbec není potřeba vyřizovat a rovnou to hodíš do VYŘÍZENO. Pokud nějaký email potřebuješ do budoucna, třeba je to něco, co můžeš potřebovat při vyřizování něčeho jiného, dej to do složky REFERENCE. Tu jednou za měsíc projdi a vyházej, co už není potřeba. Neodpovídej na emaily, které odpověď skutečně nepotřebují (klasicky takové to jen "ok", "děkuji", apod. ). Jen je hoď do VYŘÍZENÝCH. Tenhle přístup mi pomohl bravurně zvládat tuny emailů, co mi chodí.
3) Pokud používáš instantní messengery pro komunikaci ohledně práce (taky to dělám), tak buď důsledný. Poslechni si problém, případně upřesni okolnosti, navrhni řešení a konec. Žádné rozebírání. To stejné telefonáty a i schůzky z bodu 1).
4) Výborná aplikace je
www.doit.im. Mám tam všechno. Všechno, co tě přes den napadne zapiš do inboxu a neřeš to, soustřeď se na to co právě teď děláš. Jakmile dostaneš všechno z hlavy, budeš se cítit mnohem volnější a bude efektivnější. Hlavně ale nebudeš zbytečně odskakovat. Občas ten inbox projdi a všechno co tě napadlo zhodnoť podobně jako u emailu. To co je na 2 minuty vyřiď, to co nemá smysl vyhoď, to co má smysl transformuj na jasný definovaný úkol nebo více úkolů a naplánuj si to na nějaký den. Dej si tam všechno. Platby DPH, daní, opakující se rutiny, atd. atd. Každý den na tebe vyskočí seznam úkolů. Prolítneš ho, podíváš se, co má smysl ten den řešit, začneš tím důležitým. Méně důležité věci, které sis naplánoval klidně odsuň do budoucna. Dají se tam dělat i projekty, takže úkoly si můžeš třídit i pomocí nich. Tohle ti děsně moc pomůže. Všechny úkoly někde máš, nemusíš myslet ani na ty opakující se, tj. prostě máš čistou hlavu na práci a přitom pocit, že nic nezapomeneš. Jednou za měsíc to celé projdi a zkontroluj. Nic se neudržuje samo od sebe.
5) Doporučuju
www.evernote.com, tam si dávám do celé řady kategorií zajímavé věci, postřehy, nápady, různé výpisy, návody, atd. takže vždy vím, kde to najít a neztrácím zbytečně čas hledáním nečeho na 20ti místech.
6) Vykašli se na složité systémy na řízení projektů, apod. Cokoliv, co cítíš, že tě neposouvá dále je hovadina. Hlavně silně nedoporučuju zavést nějaký online systém a řešit všechnu komunikaci přes to. Mnohem lepší je ta schůzka a operativní řešení věcí. Nicméně nějaký systém se může hodit, to nepopírám, ale u malých firem je potřeba se hýbat. Velké firmy používají mnohem složitější řešení, protože nejsou závislý na každé minutě. Mají dostatek kapacit. Znám řadu lidí, kteří používají systémy, které je spíše brzdí, než aby jim pomáhali.
7) Rozhoduj se nad nejlepším řešením - schůzka, email, telefon... najdi to, co je dostačující pro vyřešení a nejméně časově náročné.
8) Až zavedeš tyhle popsané body a když to budeš dělat správně, tak zjistíš, že máš nejen více času, ale méně stresu, nenosíš v hlavě tunu blbostí a nových nápadů nebo věcí, na které nesmíš zapomenout, atd. Potom můžeš hledat další optimalizace, ale nesnaž se zavádět spoustu různých věcí, protože zavedení každé věci vyžaduje čas. Nejrychleji můžeš nové návyky zavést u sebe, teprve potom jdi dál.
Celkově tenhle přístup je malinko neosobní. Občas se rychle rozhoduješ, občas nereaguješ na některé emaily, občas prostě něco utneš a nepovídáš si, ale ve výsledku je to brutálně efektivní. A tvoje okolí si na to zvykne...
Za sebe doporučuju velmi velmi důsledně dodržovat bod 4, ten mi doslova změnil život. Hlavně fakt nic nenosit v hlavě a zapsat to. Důležité je taky bod 2. Tyhle dva ti pomůžou hned, protože se týkají jen tebe. Pak budeš mít více prostoru pracovat na dalších.
---------- Příspěvek doplněn 16.01.2013 v 20:45 ----------
A ještě mě napadá jeden bod:
9) Pro rutinní úkoly vypracuj velmi podrobný (až pro blbce) postup - je to investice času, která se ovšem vrátí. Tak můžeš ten úkol svěřit komukoliv a když půjde bod po bodu, tak to prostě udělá správně. Pro složitější věci se ještě hodí bodový kontrolní seznam, kterým se výsledek dá zkontrolovat. Tohle je taky extrémně účinná věc, díky které můžeš vzít jako pomoc skoro kohokoliv, protože když jde podle seznamu, tak to prostě udělá správně. Doporučuju knížku Podnikatelský mýtus od Gerbera...
16. 1. 2013 20:41:58
Prodej
Více
