Jak zautomatizovat přenost přijatých faktur do Pohody?

Zdravím, postupně se snažíme Pohodu přizpůsobovat a automatizovat, co jen to jde. Momentálně se snažím najít nejlepší způsob, jak ideálně zjednodušit nahrávání přijatých faktur do Pohody. Potíž je ta, že partneři, dodavatele, ti všichni vystavují faktury v nějakém formátu, vesměs PDF. Každý subjekt používá trochu jinou strukturu toho souboru. Momentálně musí účetní každou fakturu ručně opsat do Pohody. Napadá vás způsob, jak toto řešit? Nelze třeba vytvořit jakýsi převodník PDF = XML, který by toto uměl? Díky moc za info.

Ahoj,Napadá mě sestavit program který ti přečte fakturu nějakým OCR programem, pak z toho vysosat co je třeba (jmeno/ico/castka atd) , to lze řešit třeba regulárníma výrazama.Nicméně přesnost těch OCR nemusí být sto procent, takže tam to čtení dát víckrát a porovnat jestli výsledek souhlasí a když ne tak to nechat na manuální kontrolu.

V PHP jde číst i PDFko. Takže kdyby se vytvořil na každou strukturu faktury nějaký parser, šlo by to. Jde o to, kolik těch faktur je a od kolika dodavatelů. Zda by se to vůbec vyplatilo programovat. Kdyby dodavatel fakturu nějak pozměnit, muselo by se to upravit.Samozřejmě by nešly automaticky parsovat faktury od nových dodavatelů. Na každého dodavatele by se musel napsat parser.

Nebude vždy lepší zaplatit té účetní ... na ty přijaté. Já si říkám, že je jednodušíí se snažit o to, aby se zlepšoval poměr vydaných/přijatým. Dá se toho dosáhnout:1) objednáváním většího množství zboží2) tlakem na dodavatele na delší splatnost a následně bod 3 viz. níže3) trvat si na souhrnných fakturáchmy objednáváme od některých dodavatelů např. na denní bázi, ale vše nám fakturují jednou měsíčně.

Napsal Dominik94;1426852

Ahoj,

Napadá mě sestavit program který ti přečte fakturu nějakým OCR programem, pak z toho vysosat co je třeba (jmeno/ico/castka atd) , to lze řešit třeba regulárníma výrazama.

Nicméně přesnost těch OCR nemusí být sto procent, takže tam to čtení dát víckrát a porovnat jestli výsledek souhlasí a když ne tak to nechat na manuální kontrolu.

Proč OCR? Ve většině PDF souborů je přeci text přítomen v textové podobě.---------- Příspěvek doplněn 29.11.2017 v 00:14 ----------

Napsal Martin Kejzlar;1426875

V PHP jde číst i PDFko. Takže kdyby se vytvořil na každou strukturu faktury nějaký parser, šlo by to. Jde o to, kolik těch faktur je a od kolika dodavatelů. Zda by se to vůbec vyplatilo programovat. Kdyby dodavatel fakturu nějak pozměnit, muselo by se to upravit.

Samozřejmě by nešly automaticky parsovat faktury od nových dodavatelů. Na každého dodavatele by se musel napsat parser.

Proč zrovna PHP? Knihovny na PDF jsou ve všech normálních jazycích.Samozřejmě máte pravdu, že parser by musel být odlišný (nebo mít odlišný konfigurák) na každou skupinu faktur. Např. jedna skupina faktur vzniklých v Money, druhá skupina faktur vzniklých ve Variu, třetí skupina faktur vzniklých v K2 atp atp.A samozřejmě zbyde část faktur, která se i tak bude přepisovat ručně, protože se to samozřejmě pro jednu fakturu nevyplatí programovat.---------- Příspěvek doplněn 29.11.2017 v 00:19 ----------

Napsal Mar_o55;1426850

Potíž je ta, že partneři, dodavatele, ti všichni vystavují faktury v nějakém formátu, vesměs PDF. Každý subjekt používá trochu jinou strukturu toho souboru. Momentálně musí účetní každou fakturu ručně opsat do Pohody. Napadá vás způsob, jak toto řešit?

Rozdělte si faktury na dvě hromádky. Na první hromádku dejte dodavatele, od kterých berete často nebo opakovaně. Rozdělte hromádku do podskupin podle účetního systému, ze kterého je faktura vytištěna.Na druhou hromádku dejte faktury, které jsou úplně jednorázové nebo třeba jednou za rok a nemáte potřebu je automatizovat. Ještě projděte tuto druhou hromádku a faktury, vytvořené některým z účetních systémů, které již máte v první hromádce, přeházejte na tu první hromádku.A napište nám, o jaké počty faktur a u jakých účetních systémů se jedná.

Neni nutne potreba jiny konfigurak, kdyz to nezvladne automaticky rozeznat co je co, proste se to zepta, uzivatel rekne, tohle je dodavatelova adresa, tohle castka... rychle, jendoduche a do budoucna to uz rozezna samo, protoze si to samozrejme ulozi... Takhle pak pri zpracovani dojde rychle ke stavu kdy se to bude jen odkklikavat protoze to rozezna spravne... Tak i tak to ten jeden krok kontroly bude muset obsahovat...

Požádejte partnery, pokud to umí, ať vám dávají faktury ve formátu ISDOCElektronická fakturace ISDOChttps://cs.wikipedia.org/wiki/ISDOCa poměrně rozšířené jsou i na fakturách platební QR kódy - skenujte je do Pohody.

Napsal aheadnology;1426885

Proč zrovna PHP? Knihovny na PDF jsou ve všech normálních jazycích.

Tak nějak jsem předpokládal, že jde o PHP. Jistě to jde napsat v čemkoliv.

V podnikání se snažíme automatizovat co můžeme a taky jsem už tohle řešil. Když jsem to vzal do podrobna, tak mi vždycky vyšlo, že by podobné řešení k Pohodě přineslo víc problémů než užitku. Tak tedy trochu podrobněji:Ručně zadat přijatou fakturu do Pohody mi trvá 30 - 60 sekund. Používám klávesové zkratky, kopíruju staré faktury a jen upravím datum a souhrnné částky (tj. nepřepisuju jednotlivé položky, to mi v podstatě k ničemu není). Máme cca 80 přijatých faktur měsíčně, takže práce na max. hodinu a půl.Co se týče vytvoření nějakého podobného systému pro automatizaci, tak bych musel fakturu uložit z mailu někam do PC, nahrát, nechat přechroustat scriptem, zkontrolovat jestli data jsou ok, vytvořit export, importovat do Pohody a v Pohodě znovu zkontrolovat. Pochybuju, že bych se dostal na nějakou výraznější úsporu času. O dalším nespočítatelném čase na úpravy systému (třeba když dodavatel změní šablonu) ani nemuvě. Navíc je tam spousta problémů k řešení:Logicky se nabízí neimportovat do Pohody v XML jednotlivé faktury, ale vytvořit nějakou dávku více faktur. Pak si budeš muset někde nahraná data z faktur v tvém "uplodovacím systému" ukládat a pak exportovat najednou, ale pak je přesně ten problém, že ti přijde faktura, kterou sytém nerozpozná a budeš muset nějak řešit: buď v dávce vytvořit mezeru (aby ti pak seděly data přijatých faktur v číselné řadě) a pak jí tam ručně naťukat v Pohodě, nebo ji naťukat ručně rovnou ve tvém uploadovacím systému, což zase obnáší mít tam možnost zadávat všechny potřebné kolonky ručně stejně jako v Pohodě, což mi přijde dost nesmyslné.Další problém je, že pro Pohodu musíš zadat i další věci, které ve faktuře nejsou, např. předkontace nebo člěnění DPH (pokud jsi tedy plátce). Zase si můžeš vybrat - buď třeba k určitým dodavatelům mít předkontaci a člěnění DPH předvybrané (někdy se ovšem třeba předkontace i u stéjného dodavatele mění a musíš pak v Pohodě ručně upravit), nebo mít zase v tom uploadovacím systému nějaký select na výběr a opět ručně zadávat.Třetí co mě napadá je, že dodavatel dost často pošle třeba druhý den opravenou fakturu. Pak musíš hledat, jestli už byla importovaná do Pohody, nebo mít nějakou možnost ji přenahrát. Závěr za mě: buď by se musela pro zachování přehlednosti a integritity účetnictví každá načtená faktura nahrávat do Pohody v XML zvlášť - pak nevidím časovou úsporu oproti ručnímu zadání. Nebo mít de fakcto duální systém, kde se ti data z faktur nahrávají a připravují pro hromadný export, ale pak tam zase vidím spostu problémů viz výše, v podstatě budeš muset mít takový druhý - duplicitní - účetní systém a budou tam vznikat nesrovnalosti, které pak budeš muset kontrolovat, dohledávat a ručně v Pohodě přepisovat.Tak je to aspoň u nás. Samozřemě pokud máš třeba 2,3 stejné dodavatele kde se dají podobné problémy lehce pochytit, tak tam tu úsporu můžeš najít.

Napsal ramix;1426948

Samozřemě pokud máš třeba 2,3 stejné dodavatele kde se dají podobné problémy lehce pochytit, tak tam tu úsporu můžeš najít.

Tak to pak by bylo "v pohodě", protože v takovém případě jde většinou nějak domluvit nejen ten zmiňovaný isdoc, ale i třeba to, aby dodavatel exportoval do nějakého xml (či čehokoli) a na mé straně importní můstek. Tyto importy se dost řešej a nemusí to vůbec být aplikace mimo Pohodu.

Ještě poradím jednu věc, tím si to dost ulehčíte. Já to tak dělám s velkými firmami od kterých beru denně. Domluvím splatnost 30 dní a požádám je jen o dodáky a jednou měšíčně o vystavení jedné velké souhrnné faktury. (místo 20ti faktur pak mám jednu a ubyde zase něco málo starostí, aniž by mě to něco stálo)