Jak bojujete s emaily a kdo je řeší?

10. 7. 2017 09:18:13

Zdravím, jak bojujete s emaily a kdo je řeší? Nějakých 95% z cca několik stovek zpráv denně mi odseparuje a rozdělí do složek Thundebird. Jsou to maily, které nikdy nečtu a které nejsou důležité. A těch 5 procent je od zákazníků a ty je třeba řešit. Jenže nechci vše řešit sám a rád bych část práce vydelegoval na nějakého brigádníka. Abych na ně odpovídal já a nebo zaměstnanec na HPP mi přijde zbytečné a drahé. Jak to řešíte? Využíváte k tomu nějakých složitých systémů, nebo to zvládáte v rámci obyčejného emailového klienta? Tak polovinu emailů si dokážu představit, že by dokázal vyřešit kde kdo, ale ta druhá polovina z pěti procent už potřebuje, aby u toho někdo používal hlavu. Co s tím?

10. 7. 2017 09:18:13

https://webtrh.cz/diskuse/jak-bojujete-s-emaily-a-kdo-je-resi#reply1289258

Václav Dušek

(77 hodnocení)

10. 7. 2017 09:51:01

1/ tridit maily do slozek primo na serveru, nebo je tam mazat - maximalne by je mohl zobrazovat TB v nejakem specialnim folderu

2/ podle adresy prijemce je primo na serveru tridit do folderu nebo pustit do nejakeho ticket systemu

3/ ostatni pustit do inboxu a probirat ruce v TB

10. 7. 2017 09:51:01

https://webtrh.cz/diskuse/jak-bojujete-s-emaily-a-kdo-je-resi#reply1289257

Pavel

(23 hodnocení)

10. 7. 2017 11:15:46

Možná https://supportbox.cz ?

10. 7. 2017 11:15:46

https://webtrh.cz/diskuse/jak-bojujete-s-emaily-a-kdo-je-resi#reply1289256

Vladimír Smitka

(4 hodnocení)

10. 7. 2017 11:57:38

Snažil jsem se klienty naučit, že mají všechno dávat do našeho ticketovacího systému a máme to i ve smlouvách. Bohužel jsem v tom totálně selhal...

Takže to máme zařízené tak, že se pošta sype do CRM, které zprávy přiřazuje klientům a pak poloautomaticky třídím zprávy do složek (velká část podle domény odesílatele a pak ručně dotřiďuji podle projektů), část se rovnou smaže a zbytek občas prohlédnu.

Protože používáme Office 365, tak mám nějaká pravidla ve flow, kdy se zprávy s texty faktura, invoice atd. automaticky předávají zodpovědnému člověku. Dále mi chodí notifikace na Slack, že přišlo něco od důležitého klienta, nebo jsou zde klíčová slova typu výpadek, nefunguje.

10. 7. 2017 11:57:38

https://webtrh.cz/diskuse/jak-bojujete-s-emaily-a-kdo-je-resi#reply1289255

Václav Dušek

(77 hodnocení)

10. 7. 2017 13:02:55

je potreba "donutit" ticket system, aby sam vybiral schranku a zakladal tickety

10. 7. 2017 13:02:55

https://webtrh.cz/diskuse/jak-bojujete-s-emaily-a-kdo-je-resi#reply1289254

beraniste

(29 hodnocení)

10. 7. 2017 13:34:07

Napsal smitka;1397764
Snažil jsem se klienty naučit, že mají všechno dávat do našeho ticketovacího systému a máme to i ve smlouvách. Bohužel jsem v tom totálně selhal...
Takže to máme zařízené tak, že se pošta sype do CRM, které zprávy přiřazuje klientům a pak poloautomaticky třídím zprávy do složek (velká část podle domény odesílatele a pak ručně dotřiďuji podle projektů), část se rovnou smaže a zbytek občas prohlédnu.
Protože používáme Office 365, tak mám nějaká pravidla ve flow, kdy se zprávy s texty faktura, invoice atd. automaticky předávají zodpovědnému člověku. Dále mi chodí notifikace na Slack, že přišlo něco od důležitého klienta, nebo jsou zde klíčová slova typu výpadek, nefunguje.

Nějak podobně to teď nahrubo také řeším, ale stále to není ono. Také podle textu, když je tam slovo, reklamace, stížnost, vrácení zboží označuji a dávám k přednostnímu vyřízení. Některé věci jak jsem psal jde hned pryč. Ale kdybych se toho chtěl prostě zbavit úplně a nechat vyřizování na někom jiném, nějak si to nedokážu představit. Bavíme se o tom s lidmi, kteří mají firmy mnohem déle než já a máme podobné zkušenosti. Lidé nejsou schopni na základě instrukcí sami vyřizovat věci a stále se potřebují "radit" co s tím. Jasně se domluvíte, že u objednávek do 2tis. mohou rozhodovat sami dle nejlepšího svědomí. Stejně mají stále nějaký problém. Když potřebuje někdo poradit, také nevím všechno ... tak si to najdu, zjistím a příště budu chytřejší. Ne, někteří lidé místo aby se sami vzdělali, tak to raději hodí na někoho jiného. Ty kamarádi mají firmy cca o 20ti zaměstnancích a také se s tím trápí. Stále to jsou malé firmy, kde není vyčleněno reklamační, fakturační a další oddělení. Tak si říkám, jak to dělat, aby to majitele totálně nezasekalo.

10. 7. 2017 13:34:07

https://webtrh.cz/diskuse/jak-bojujete-s-emaily-a-kdo-je-resi#reply1289253

Mirka.T

10. 7. 2017 13:47:02

Napsal beraniste;1397728
Zdravím, jak bojujete s emaily a kdo je řeší? Nějakých 95% z cca několik stovek zpráv denně mi odseparuje a rozdělí do složek Thundebird. Jsou to maily, které nikdy nečtu a které nejsou důležité. A těch 5 procent je od zákazníků a ty je třeba řešit. Jenže nechci vše řešit sám a rád bych část práce vydelegoval na nějakého brigádníka. Abych na ně odpovídal já a nebo zaměstnanec na HPP mi přijde zbytečné a drahé. Jak to řešíte? Využíváte k tomu nějakých složitých systémů, nebo to zvládáte v rámci obyčejného emailového klienta? Tak polovinu emailů si dokážu představit, že by dokázal vyřešit kde kdo, ale ta druhá polovina z pěti procent už potřebuje, aby u toho někdo používal hlavu. Co s tím?

Dobrý den,

toto je práce jako stvořená pro virtuální asistentku (VA). Vy ušetříte nejen čas, ale i peníze, protože nemusíte zaměstnat nikoho na HPP (VA pracuje na ŽL - tím Vám odpadnou i další náklady), VA se o správu e-mailu postará a navíc platíte jen za skutečný čas, který při práci pro Vás stráví. Pokud by jste měl zájem, podívejte se na mé stránky, mohla bych Vám pomoci, na ceně se určitě domluvíme. www.assistant4you.cz Mám dluholeté zkušenosti, jsem samostatná, nepotřebuji, aby mě někdo neustále vodil za ručičku a říkal, co mám dělat a jak píšete, umím používat mozek - skvěle :)

Pěkný den, Mirka

10. 7. 2017 13:47:02

https://webtrh.cz/diskuse/jak-bojujete-s-emaily-a-kdo-je-resi#reply1289252

Ladislav Menyhart

(65 hodnocení)

10. 7. 2017 13:47:41

Prečo neriešite osobitu schranku pre zakaznikov?

10. 7. 2017 13:47:41

https://webtrh.cz/diskuse/jak-bojujete-s-emaily-a-kdo-je-resi#reply1289251

beraniste

(29 hodnocení)

10. 7. 2017 13:54:27

Napsal Menyhart;1397790
Prečo neriešite osobitu schranku pre zakaznikov?

Osobní stránka přeci může být řešena i tak. Pokud bude člověk který bude vyřizovat část mailů za mě zodpovědný a bude to dělat pořádně (což se dá zkontrolovat), nevidím v tom problém. Dostane jasné instrukce, jakým způsobem odepisovat, aby to bylo v rámci firemní identity a je to. Všechno se prostě stíhat nedá.

10. 7. 2017 13:54:27

https://webtrh.cz/diskuse/jak-bojujete-s-emaily-a-kdo-je-resi#reply1289250

lrs

10. 7. 2017 14:16:54

Asi mi neco unika, ale resis tu cca 7 mailu denne, ktere nezvladnes obhospodarit? (Pises 2,5 procenta z nekolika stovek denne). To mi prijde nesmysl nekoho na tohle najimat.

10. 7. 2017 14:16:54

https://webtrh.cz/diskuse/jak-bojujete-s-emaily-a-kdo-je-resi#reply1289249

beraniste

(29 hodnocení)

10. 7. 2017 14:33:47

Někdy toho je více, někdy méně. Je to kolem desítky až dvacky denně a já nesedím u PC. Je rozdíl odpovědět hned a nebo až ráno ... navíc i u tak malého počtu mailů to klidně hodinu zabere. Je to dost času.

10. 7. 2017 14:33:47

https://webtrh.cz/diskuse/jak-bojujete-s-emaily-a-kdo-je-resi#reply1289248

cargopro

10. 7. 2017 17:37:12

kupoval jsem teď něco z Číny a překvapila mně ta invence s jakou k tomu přistupují, žádný email pro ně asi není bezvýznamný, prostě najmi Číňana a obchody pojedou 3x více,

Prosím Vás kolik mm měří jedna granule?...5 mm... OK pošlete pytel:)

10. 7. 2017 17:37:12

https://webtrh.cz/diskuse/jak-bojujete-s-emaily-a-kdo-je-resi#reply1289247

beraniste

(29 hodnocení)

10. 7. 2017 20:26:49

A jste mi Cargopro něco připoměl. Jak máme spoustu externistů, jedna firma, která nám zajišťuje UX se velmi vymyká a to právě jedním zastřešujícím zaměstnancem. Nejprve jsem mu jasně řekl, že pokud mi nebude brát telefony, tak s nimi z minuty na minutu končím. Poprosil mě, abych mu dal šanci, že fungují jen přes maily a že bude vše fungovat. Řeknu vám, to je masakr. Když řešíme nějaký problém, tak to jsou pomalu dvoustránkové odpovědi včetně vysvětlení a možností řešení a tenhle člověk mě fakt dostává. Musí to být extrémně náročné na čas, ale zatím jsem ho všude jen chválil a navíc mu dohodil další kšefty. Na mě ty emaily, kdy mě opravdu dotyční neodbývají ,působí opravdu jako svině. Kdo ví, jaký efekt to má na zákazníky. Na to by také chtělo udělat AB test, protože jak říkáte. Možná, že kdyby nebyly odpovědi na pět řádků, ale na padesát, těch objednávek by bylo více. A možná, že při ceně 100Kč/hod pro někoho, kdo si rád povídá by to byla mnohem lepší investice, než ořezávat náklady, kde se dá. Jenže i přesto to prostě já dělat nemůžu. Na mě je už současná hodina či hodina a půl moc, natož to ještě více protahovat. Škoda, že se tyhle věci tak blbě měří.

10. 7. 2017 20:26:49

https://webtrh.cz/diskuse/jak-bojujete-s-emaily-a-kdo-je-resi#reply1289246

lrs

10. 7. 2017 21:49:41

V tomhle naprosty souhlas. Kdyz nekde neco shanim z pozice klienta a prijde mi dlouha fundovana odpoved, kde je videt, ze se tim nekdo zabyval a myslel nad resenim, a neodflakl to jednou vetou, pusobi to hodne pozitivne a pak vetsinou uz nehledam jinde. Takze urcite z tohohle pohledu se nevyplati maily odflaknout...

10. 7. 2017 21:49:41

https://webtrh.cz/diskuse/jak-bojujete-s-emaily-a-kdo-je-resi#reply1289245

beraniste

(29 hodnocení)

10. 7. 2017 21:59:13

Ono jestli se nemýlím, tak to samé tvrdil i Ogilvy, že dlouhé texty prodávají. Že nemusí tolik přitahovat pozornost, že je nemusí číst ani dočíst takový počet lidí, ale že prodávají. A ten ty inzeráty měřil v offline světě :-)

10. 7. 2017 21:59:13

https://webtrh.cz/diskuse/jak-bojujete-s-emaily-a-kdo-je-resi#reply1289244