Emailová komunikace se zákazníky – řešení

Zdravím,mám takový problém. Mám řešení, ale nevím, jestli je to dobré řešení a jestli nevymýšlím něco, co se dá vyrešit elegantněji. Se zákazníky většinou komunikujeme telefonem nebo mailem a když mailem, tak to chodí normálně do pošty. Člověk pak musí hledat objednávku a i když odepisujeme, že třeba něco chybí, nebo info k vyřizování, musíme přejít do klienta a je to takové krkolomné. Zabírá to čas (cca 1-2 hodiny denně) a musím se tomu věnovat já, i když by to mohl vyřešit třeba i celkem gramotný skladník, když už má objednávku otevřenou. A teď co mě napadlo.1) Přímo v administraci eshopu - v detailu objednávky, odkud objednávky normálně vyřizujeme by bylo políčko, kam by bylo možné napsat text (a také vybrat z přednastavených odpovědí). Skladník by tedy zaškrtl odpověď "Omlouváme se, u této položky dojde k 2dennímu zpoždění ..." a nebo něco podobného a z té stránky, kterou má již otevřenou by to odeslal zákazníkovi.2) Teď nevím, zda to udělat tak, že bude zákazník moci odpovědět na mail standardně, tedy klasicky jako "odpovědět" a nebo to udělat tak, že by byl v mailu odkaz, který by ho přihlásil a odpovídal by rovnou v eshopu k dané objednávce.Obávám se, že by mohlo dojít k tomu, že část lidí bude odpovídat přes odkaz a část klasicky odpovědí na mail a bude v tom bordel. Každopádně cílem by bylo, aby se veškerá komunikace zobrazovala přímo pod objednávkou a vše bylo na jednom místě a to bez nutnosti využívat nějakých dalších externích placených služeb.3) Když obdržíme odpověď, tak by se v seznamu objednávek zobrazil červený vykřičník, že je třeba přečíst zprávu. Nic složitějšího, ale myslím, že by mi to ulehčilo práci a že to pomůže zase přehodit spoustu povinností na někoho, kdo to dokáže vyřídit rychleji a hlavně bez mé účasti.Co myslíte? Jde to vůbec takto udělat? Tj. když dorazí mail, tak ho nějakým způsobem zachytit, zpracovat a dostat do vlákna pod objednávkou?

Mas nejaku tldr verziu? Romany sa mi tu citat fakt nechce.

Bohužel, shrnout to nelze :-) Neumím

urcite udelej odpoved standardne, nikdo nechce klikat na odkazy aby odpovedel an email, navic udelat automaticke cteni, trideni a zpracovani emailu neni zas takovy problem, klidne muzete celou komunikaci vyrizovat primo v systemu eshopu, zadne hledani v poste apod se nemusi vubec konat... Jde jen o sikovnost vyvojaru, nic vic...

Díky za radu, jsem rád, že to taková kravina není :-)

Vyskúšaj supportbox od Mária https://supportbox.cz

ja se zamerne vyhnul doporucovani hotovych systemu, protoze propojeni primo do systemu eshopu bude milionkrat lepsi :) ale pokud na to nejsou penize, tak tohle taky poslouzi :)

Nejlepší je opravdu nějaký helpdesk, který to zautomatizuje, ale záleží na tom, co máš a jak se to bude dobře integrovat.

Já jednu dobu jel přes ticketovací systém, docela to fungovalo zákazník to poslal ze svého profilu na eshopu a já rovnou měl k tomu přiřazené objednávky. Nicméně i tak neeliminuješ některé duplicity. Někteří lidi ti to jednou pošlou z profilu, podruhé přes mail. Asi nějaké univerzální řešení neexistuje.

beraniste: to co potřebuješ umí třeba OC v základu. Nechal jsem si jen doprogramovat ty přednastavené odpovědi. 1, zobrazím objednávku, změním stav na připraveno k expedici a kliknu 1,2,3 (podle toho jakou zprávu chci poslat, tu třetí si můžu sám v adminu editovat)2, zákazník obdrží objednávku a nad ní je napsána zpráva. Může odpovědět ihned. Pak vidím v mailu odpověď, ale vidím tam logicky i celou objednávku.3, nenuť lidi klikat na nějaký odkaz..já ty "no-reply" zprávy nesnáším.