Digitalizace dokladů

Nejlepší odpověď, jakou můžeš dostat: obrať se písemně na svůj místně příslušný Finanční úřad o písemné stanovisko, jak postupovat, aby v případě jakékoliv kontroly elektronickou verzi akceptovali. Tím eleminuješ v podstatě vše, včetně odlišnosti přístupu.

Ahoj, zareaguji na dikci "měli by začít ti největší". Velká část "větších firem" bere digitalizaci velmi vážně (banky, pojišťovny, ČSSZ, automotive firmy...). Jejich důvodem není až tak primárně ekologie (proč to ale nepřihodit do reklamy ;) ), ale prostý fakt, že se digitální dokumenty v síti poboček a mezinárodní síti přeci jen poněkud snadněji sdílí, vytěžují se (DWH, DM), a v souvislosti s nástupem např. datových schránek (ať už fungují mizerně jak chtějí) se trochu posouvá i faktická použitelnost digitálních archivů (kde je dosud ne zcela vyřešena legislativně - technologická základna, v principu nejsou jednoznačná pravidla pro uznávání el. podpisů a el. značek nad staršími dokumenty..., pokud vyprší platnost certifikátu..) - které jsou řešením na zdejší dotazy. Pro firmu do několika málo zaměstnanců bych ale do digitalizace sám nešel. Datové schránky jsem zmínil proto, že by mohly být ukázkou bezpapírové komunikace. Zatím totiž digitalizace pořád představuje hlavně takový postup, kdy nějaký papírový dokument vznikne. Což je zásadní chyba ekologického procesu jako takového ;) (Samozřejmě digitalizace v případě záchrany historických textů představuje trochu jinou rovinu užití, zatím ale pořád spotřeba papíru narůstá, neb i ty elektronické dokumenty zhusta čtenář/uživatel pošle znovu do tiskárny... lépe se čtou, studují, papír je papír... Myslím, že to je nekonečný příběh a prostě good job, obnova disků po 3-4 letech při stovkách terrabajtů desítek LTP systémů, nejlépe v Tier 0, už by se ekologií zdůvodňovala ještě hůře než řepkou demoralizovaní zemědělci...)

Napsal Live trading s.r.o.;746225

Ahoj,

rád bych se zbavil šanonů a veškeré doklady převedl do elektronické formy. Jen nemůžu někde najít jestli na to musím použít speciální program, nebo stačí vše ukládat v PDF, opatřit čas. razítkem a podpisem a uložit třeba do složky /Doklady/2012/Faktury - přijate/20120001.pdf atd... případně verzovat GITem, čí přes dropbox?

Obchodní společnosti, včetně s.r.o., podléhají zákonu o účetnictví, který tyhle věci řeší v §33, t.j. stanoví podmínky, kdy je možné účetní záznamy uchovávat v technické (elektronické nebo jiné nepapírové) podobě. (Rada: jako jednatel, který za účetnictví firmy odpovídá, by sis ten zákon měl alespoň přečíst). Pokud tvoje řešení vyhovuje podmínkám zákona, je vše v pořádku. Klíčovým problémem je dobré technické řešení.U ostatních, kteří vedou daňovou evidenci (nebo mají paušál) a nepodléhají až na výjimky zákonu o účetnictví, je klíčovým slovem "prokazatelnost" v daňových zákonech. Pokud vedeš svoje doklady a záznamy (peněžní deník) tak, abys jimi mohl prokázat na 100% svoji daňovou povinnost, je vše v pořádku. Například koupíš auto, fakturu máš v PDF, platbu máš na výpisu z účtu v PDF, odpisový plán máš v Excelu, a paní z berňáku přivedeš k oknu a ukážeš jí: "Támhle ten bavorák stojí", tak to je průkazné a těžko to kdo zpochybní.

Napsal Live trading s.r.o.;746225

A poslední otázka je, jak budu moci postupovat při skartaci papírových dokladů?

Budeš podstupovat přesně podle §31 a §32 zákona o účetnictví. Přitom měj na paměti, že u daňových povinností může být lhůta pro kontroly až 10 let a v určitých případech až 17 let, v případě dokladů spojených s restitucemi i několik desítek let. Tyhle extrémy jsou vzácné, ale mohou nastat. V případě pochybností doporučuju kontaktovat daňového poradce.

Napsal INVENIO Media, s.r.o.;746287

Přece tím, že fakturu proplatím, dávám souhlas s její existencí a jejím obsahem.

Na této iluzi je postavena řada daňových podvodů. Podstatné je, jestli obchodní transakce vůbec proběhla a jestli se to dá prokázat (přímo nebo nepřímo). Tj. jestli obchodní partner vůbec existuje (falešná identita), jestli dodávka (zboží nebo služby) byla uskutečněná (falešné dodávky) a jestli byla použita pro dosažení, udržení anebo zajištění zdanitelných příjmů.

Napsal pawlisko;746290

1. otázka - Při případné kontrole posadíš úřednici před monitor se slovy, tady to mám?

Proč ne? Jestli s tím nesouhlasí, uvede se to do protokolu. Nepodepisuj protokol, dokud v něm není to, co chceš.

Napsal pawlisko;746290

2. otázka - Budeš dělat každou chvíli zálohy, protože předpokládám, že jenom na disku si to nechávat nebudeš.

Tohle je problém technického řešení. Pokud to technické řešení vyžaduje, tak ano.

Napsal pawlisko;746290

3. otázka - Když budeš kupovat v krámu a dostaneš běžnej daňák, to budeš vážně všechno skenovat?

Když to tvoje technické řešení vyžaduje, tak ano.Prostě záleží na tom, jak máš technické řešení digitalizace navržené a jak je realizované.

Napsal pawlisko;746290

Podle mě to je špatné řešení. I ti, co mají tisíce faktur za rok to evidují v papírové verzi, proč chceš být vyjímka?

To tak není. Někdo chce, jiný nechce. Někdo může, jiný nemůže. Někdo umí, jiný neumí. Ale to neznamená, že to je špatné řešení. Spíše naopak. Jenže ve hře je spousta faktorů: zákony, ekologie, náklady, firemní politika, a bůhvíco ještě.

Napsal mcmatak;746549

no právě že se najdou tací co to tam nedávají, tím vydělají cca dalších 35% navíc, což není málo!

Jistě. Většina národa se urputně snaží najít způsob jak se vyhnout daním, místo toho, aby soustředila svoje schopnosti na to jak vydělat mnohem víc peněz. Nazývám to "řecký syndrom", webtrh bohužel není výjimkou.Platba přes bankovní účet nebo přes platebního zprostředkovatele (PayPal apod.) se dá prokázat a pak je černý petr na straně příjemce platby.

Napsal mcmatak;746549

Zapomínáte na podstatnou věc, když Vám chce finančák najít problém tak ho vždy najde! Takže vy si ty paní úřednice nechcete naštvat!

Berňák musí postupovat podle zákona a pokud máš pocit, že to tak není, obrať se na daňového poradce, který ví často mnohem více, než běžná úřednice na FÚ. Jenže často přerostlé ego daňového poplatníka vede k triviálním chybám a tak mají berňáky snadnou práci.Tady si přeci taky najdeš radši dobrého designera, když chceš aby web k něčemu vypadal, a nesplácáš si to sám, že? Odborné věci by měl dělat příslušný odborník.

Napsal sweetree;806016

Ahoj, zareaguji na dikci "měli by začít ti největší". Velká část "větších firem" bere digitalizaci velmi vážně (banky, pojišťovny, ČSSZ, automotive firmy...).

Jejich důvodem není až tak primárně ekologie (proč to ale nepřihodit do reklamy ;) ), ale prostý fakt, že se digitální dokumenty v síti poboček a mezinárodní síti přeci jen poněkud snadněji sdílí, vytěžují se (DWH, DM), a v souvislosti s nástupem např. datových schránek (ať už fungují mizerně jak chtějí) se trochu posouvá i faktická použitelnost digitálních archivů (kde je dosud ne zcela vyřešena legislativně - technologická základna, v principu nejsou jednoznačná pravidla pro uznávání el. podpisů a el. značek nad staršími dokumenty..., pokud vyprší platnost certifikátu..) - které jsou řešením na zdejší dotazy. Pro firmu do několika málo zaměstnanců bych ale do digitalizace sám nešel.

Souhlasím, z mého pohledu (účetní) je to také otázka nákladů a s tím spojených přínosů. To je důvod, proč se do toho spíše pustí velké firmy. Franta Pokrývač, který má dvacet faktur za rok, se do digitalizace asi nepustí. Na druhou stranu u mezinárodních firem se řeší spíše problémy s DPH a s průkazností dokladů v jednotlivých státech při elektronické komunikaci - daň z příjmu totiž zaštítí auditoři, kteří potvrdí průkaznost účetnictví. Mnoho velkých firem se bojí spíše interního auditu než berňáku - protože daně a pokuty jsou běžné podnikatelské náklady. Jenže to už je jiná liga ...