Automatizace a digitalizace už dávno nejsou jen trendy budoucnosti, ale stávají se standardem moderního podnikání. Automatizace účetnictví vám ušetří nejen čas, ale i nervy při každodenním papírování. Ať už máte živnost, nebo vedete větší firmu, přechod na automatizované procesy vám výrazně zjednoduší administrativní procesy a uvolní ruce.
Automatizace pracuje za vás
Automatizace účetnictví je jako mít ve firmě neviditelného asistenta, který nikdy nedělá chyby, je k dispozici 24/7 a zvládne za vás rutinní úkoly. Od správy faktur přes kontrolu plateb až po generování daňových přiznání – technologie dnes zvládnou to, co dříve zabralo hodiny manuální práce.
Díky automatizaci se můžete rozloučit s nekonečným přepisováním údajů, hledáním ztracených dokladů nebo obavami z neúmyslných chyb. V konečném důsledku vám automatizace nejen zvýší efektivitu, ale sníží i stres spojený s každodenní administrativou.
Výhody automatizace účetnictví
- Úspora času a nákladů: Automatické zpracování účetních operací umožňuje rychlé vystavení faktur, párování plateb či generování výkazů, což zkracuje čas strávený nad administrativou. Úspora nákladů spočívá nejen v omezení lidských chyb, ale i ve snížení potřeby manuálních kontrol a korekcí.
- Minimalizace chyb: Lidské chyby, jako je špatné zadání dat nebo opomenutí důležitého dokumentu, mohou mít dalekosáhlé finanční následky. Automatizované systémy nejen snižují pravděpodobnost chyb, ale díky přednastaveným pravidlům také upozorní na anomálie, které vyžadují pozornost.
- Snížení administrativní zátěže: Zautomatizované procesy zvládnou rutinní úkoly, jako je správa dokladů, automatické zaúčtování nebo generování podkladů pro daně. To znamená méně času stráveného nad papíry.
Jak začít s automatizací?
- Vyberte si správný software: Zaměřte se na řešení, které odpovídá velikosti a potřebám vaší firmy. Na trhu najdete nástroje, které zvládnou propojit účetnictví, fakturaci a další procesy.
- Digitalizujte stávající procesy: Prozkoumejte, kde by automatizace mohla být největším přínosem. Začněte například s fakturací nebo evidencí nákladů.
- Analyzujte a optimalizujte: Sledujte, jak automatizace funguje, a nechte si prostor pro další zlepšení.
Automatizace v praxi
Účetní program Money S3 nabízí moduly s automatizovanými funkcemi, které vám výrazně zjednoduší správu účetnictví. Pro vyčítání dat z dokumentů využívá umělou inteligenci, takže dokáže zpracovat i dokumenty, se kterými si běžné programy neví rady a nezbývá, než dokumenty přepisovat ručně.
S3 Automatic
Tento modul automatizuje více než 14 procesů, včetně stahování kurzovního lístku ČNB, exportu PDF dokumentů, zálohování dat a automatického odesílání upomínek.
Inbox
Funguje jako centrální e-mailová schránka pro přijaté doklady. Inbox automaticky vyčítá důležité údaje z dokladů ve formátech ISDOC, ZUGFeRD nebo z QR kódů a umožňuje jejich snadné přenesení do účetnictví.
Periodická a hromadná fakturace
Automatizuje pravidelnou fakturaci, například za služby či nájmy, a umožňuje hromadné vystavování faktur více klientům najednou. Šetří čas, minimalizuje chyby a zajišťuje přehlednost fakturačních procesů.
Účetní analýzy
Slouží k efektivnímu spárování úhrad s jejich příslušnými fakturami. Díky této automatizaci systém dokáže na základě zadaných kritérií, jako je částka, variabilní symbol nebo datum splatnosti, identifikovat odpovídající páry pohledávek a závazků a označit je jako uhrazené.
E-shop konektor
Umožňuje automatickou výměnu dat mezi e-shopem a účetním programem. Přenáší informace o zboží, objednávkách a zákaznících, což zjednodušuje správu internetového obchodu.
V účetním programu si můžete automatizace vyzkoušet v rámci bezplatné verze Money S3 Start. Součástí startovací verze je i zmíněný modul S3 Automatic, Účetní analýzy i Periodické a hromadné fakturace. Když budete spokojeni, můžete přejít na placenou verzi.
