Většina obchodních e-mailů končí v koši bez toho, aniž by si ho adresát přečetl. Vždyť jich dostává denně hned několik, možná dokonce několik desítek, tak proč by ho měl zajímat zrovna ten od vás? Protože vy budete znát základní pravidla, díky kterým dokáže zaujmout.
Pište jasně a neopakujte se
Co je obchodní e-mail? Jde o formální korespondenci zaslanou prostřednictvím e-mailu, která má za cíl oslovit potenciální zákazníky, aby si zakoupili produkt nebo službu. Většina obchodní e-mailů ale vypadá i působí vždycky stejně, neosobně, nese nejasné sdělení a na konci celého dopisu se nachází akorát tak ceník a vaše logo. Někdy nechybí ani opakovaný apel na to, abychom si produkt nebo službu objednali ihned, protože teď ji máme se slevou, ale za tři dny už bude o čtyřicet pět procent dražší.
A to není správná cesta k tomu jak někoho přimět k nákupu. Tak se marketing rozhodně nedělá. Většinou si můžete být jistí, že adresáta naštvete, váš e-mail označí za spam a adresu zablokuje. Vážně jste chtěli zrovna tohle? Nejspíš ne. Jak tedy docílíte toho, aby se právě váš obchodní dopis lišil od těch ostatních a vyvolal u adresáta zájem?
Používejte spisovný jazyk a nedělejte gramatické chyby
Nejste si v gramatice jistí? Raději si nechte e-mail zkontrolovat od někoho, kdo má gramatiku v malíčku. Není nic potupnějšího než lidem nabízet služby nebo zboží a neumět se pořádně vyjádřit. Také je dobré vyhýbat se cizím slovům. Na českém jazyce je krásné to, že pro všechno máme pojmenování. Lidé nechtějí číst obchodní ani žádnou jinou korespondenci se slovníkem cizích slov. Vyvarujte se i hovorové češtiny, ta ve formálním dopisu nemá co dělat.
Předmět e-mailu je zcela srozumitelný
A krátký i výstižný. Obsahuje maximálně deset slov a informuje potenciálního zákazníka o tom, co se v e-mailu dozví. A samozřejmě je pravdivý.
Oslovuje titulem nebo příjmením
`Dobrý den` není oslovení, ale pozdrav pro vaše kolegy z kanceláře nebo sousedy, do obchodního e-mailu nepatří. Pro obchodní korespondenci se spíše hodí oslovení:
- Vážená paní magistro
- Vážený pane inženýre
Případně můžete zvolit i formu:
- Vážená paní Sedláčková
- Vážený pane Macháčku
Druhá varianta je samozřejmě lepší, protože když do oslovení nepřidáte příjmení, obchodní e-mail bude působit tak, jako byste ho rozesílali formou Ctrl+c a Ctrl+v. To potenciálního zákazníka od dalšího čtení odradí.
První odstavec je nejzajímavější
Nejprve se představte, pak adresátovi sdělte, proč mu píšete. První odstavec obsahuje ve třech nebo čtyřech větách, co nabízíte, proč a jak z toho může adresát profitovat. Další informace jsou zcela zbytečné a patří až do dalších odstavců. Jestliže adresátovi první odstavec nepřijde zajímavý, dál už číst nebude, proto si na něm dejte opravdu záležet.
Poukažte na problém a sdělte řešení
Další variantou jak zaujmout hned v prvním odstavci může být to, že nastíníte nějaký problém a okamžitě nabídnete řešení. Tak například:
Vážený pane Nováku,
zase se mi nedávno podařilo ztratit klíče od bytu. Stává se to i vám? Také máte pokaždé vztek, že musíte vyměnit všechny zámky a zbytečně utrácet? Naštěstí teď už je se ztrácením klíčů a peněženek konec. Vymysleli jsme….
Rozdělte text do bloků
Tak bude mnohem přehlednější a čitelnější. Nebojte se používat mezititulky a ztučnění textu, případně také kurzívu. Text zarovnejte doleva a nebojte se pro lepší členitost textu vynechávat řádky, například před nebo pod mezititulky. Klidně text doplňte i odrážkami, kterým můžete přiřadit ty nejdůležitější body z e-mailového sdělení.
Nepřehánějte to s délkou
E-mail by měl mít maximálně 1 800 znaků, to znamená jednu normostranu. Delší e-mail už vyvolává pochybnosti, zda vůbec stojí za to číst. Jestli chcete adresátovi sdělit důležité informace, které se vám do e-mailu nevejdou, raději na ně odkazujte. Máte-li web nebo e-shop, můžete vybraná slova či slovních spojení prolinkovat.
Vyzvěte k akci
Napište nám nebo se nám ozvěte na telefonní číslo…. Máte zájem o více informací? Navštivte naše webové stránky…. Na konci e-mailu, před samotným rozloučením, by měla být umístěna výzva k akci, která bude příjemce e-mailu motivovat k tomu, aby se vám ozval, napsal vám nebo navštívil blog, e-shop nebo web.
Podepište se
Popřát adresátovi krásný den, případně mu vyjádřit úctu je samozřejmostí. Stejně jako podpis, který připojujete za krátké rozloučení. Mnozí na to ale zapomínají a adresát pak nakonec neví, s kým má tu čest.
Uveďte přílohy
Jsou-li součástí obchodní e-mailové komunikace také přílohy, sluší se pod rozloučení a podpis na samostatný řádek umístit ztučněný nadpis Přílohy a všechny vypsat. Když pouze napíšete: Vše potřebné najdete v příloze, adresát si z toho nic nevezme. Co asi tak potřebuje a najde to v příloze? Přikládáte k e-mailu ceník, nabídku služeb, případně produktové fotografie? Mělo by to vypadat takto:
Přílohy
- Ceník
- Nabídka služeb
- Produktové fotografie
Jakmile obchodní dopis napíšete, dejte ho přečíst někomu z vašeho okolí a zeptejte se, jestli ho zaujal, nebo mu přijde stejný jako všechny další obchodní dopisy. Je lepší obchodní e-mail pětkrát přepsat, než se u potenciálních zákazníků setkat s nepořízenou.
