Je to jednodušší, než si myslíte. Datovou schránku si mohou zřídit jak fyzické, tak i právnické osoby, které nejsou zapsány v obchodním rejstříku či nemají tuto povinnost danou ze zákona. V některých případech je vám totiž přidělena automaticky.
Kde a jak získat datovou schránku?
Zřízení datové schránky je zcela zdarma a nejjednodušší cestou, jak ji získat, je vyrazit do nejbližšího kontaktního místa Czech POINT, které najdete na vybraných pobočkách České pošty nebo na městských či obecních úřadech. S sebou si ovšem nezapomeňte vzít občanský průkaz nebo cestovní pas.
Zakládáte-li si datovou schránku jako právnická osoba, musíte být zapsaní v registru osob. Jestliže v něm nejste, dodáte listinu, která potvrzuje, že jste oprávněni k podnikání.
Kdy potřebujete plnou moc?
Vyřizuje-li za vás žádost o zřízení datové schránky někdo jiný, musí si s sebou na Czech POINT vzít plnou moc. Při tomto způsobu zřizování datové schránky se ale může stát, že se kladné vyřízení žádosti prodlouží, protože bude žádost posuzovat samo Ministerstvo vnitra.
Když si ale zajdete datovou schránku vyřídit sami, celá záležitost vám nezabere více než pár minut. Záleží samozřejmě na tom, jak rychlý bude přítomný úředník. Navíc si hned odnesete potvrzení o zřízení datové schránky a potvrzení, že vše proběhlo v pořádku.
Na Czech POINTu si můžete zajít i pro nové přístupové údaje, pokud ty staré ztratíte, nebo můžete zažádat o znepřístupnění datové schránky či přístupových údajů.
Další způsoby zřízení datové schránky
CzechPOINT však nepředstavuje jedinou cestu k datové schránce, existují i další:
- osobně – vyplníte žádost o zřízení datové schránky a odnesete ji na podatelnu Ministerstva vnitra
- poštou – vyplněnou žádost s úředně ověřeným podpisem pošlete do sídla Ministerstva vnitra (úředně ověřený podpis získáte na poštách, které jsou označené logem Czech POINT)
Přihlašovací údaje k datové schránce
Požádali jste si o datovou schránku? Pak vám budou přihlašovací, respektive přístupové údaje zaslány na kontaktní adresu, kterou jste uvedli v žádosti. Rovněž mohou být generovány takzvanou virtuální obálkou namísto standardního dopisu. Virtuální obálkou vám mohou být zaslány údaje v případě, že jste žádost podávali na Czech POINTu a zároveň byla žádost bezproblémově přijata ze strany Informačního systému datových schránek. Dále musíte uvést svou e-mailovou adresu. Jestliže byla žádost z nějakého důvodu předána do správního řízení ministerstvu vnitra, nelze virtuální obálku uplatnit a přístupové údaje vám budou doručeny formou poštovní zásilky určené do vlastních rukou.
Vyberte si silné heslo
Jakmile vám údaje budou doručeny a vy se poprvé přihlásíte, musíte si změnit heslo a vybrat si takové, které nebude jednoduché prolomit. Zároveň je všem klientům doporučováno, aby si heslo měnili alespoň každé tři měsíce. Pokud ale trváte na jednom stálém hesle, můžete si v nastavení datové schránky nastavit neomezenou platnost hesla.
Závazek na celý život?
Málokdo si uvědomuje, že zřízení datové schránky je i velký závazek. Jakmile si jednou o datovou schránku zažádáte, musíte komunikovat s úřady pouze touto cestou. Stejně tak s vámi budou úřady komunikovat jen prostřednictvím datové schránky. Je tedy záhodno pravidelně ji kontrolovat. Také myslete na to, že každá zpráva v datové schránce se uchovává pouhých devadesát dnů. Máte-li v ní nějaké důležité dokumenty, raději si je uložte přímo do počítače.
Kdy máte povinnost zřídit si datovou schránku?
Tuto povinnost mají ze zákona všechny právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, také advokáti, orgány veřejné moci, daňoví poradci a insolvenční správci.
Jak jsme uvedli hned na začátku, zřízení datové schránky je zcela zdarma. Jestliže si ale budete žádat o přístupové údaje opakovaně během posledních tří let, zaplatíte za každou změnu přístupových údajů 200 korun.
Výstraha na závěr
Zpráva, která vám do datové schránky přijde, je považována za přečtenou tehdy, když se uživatel do datové schránky přihlásí. Neplatí tedy to, že je zpráva považována za doručenou až tehdy, když ji uživatel rozklikne. Zpráva je rovněž automaticky považována za doručenou desátý den od dne dodání zprávy do datové schránky, a to i ve chvíli, kdy se během této doby do datové schránky nepřihlásíte. Vymlouvat se tedy úřadům na to, že jste propásli termín placení například DPH nebo jiné daně, protože jste si zprávu nerozklikli, ani jste se do datové schránky nepřihlásili, je naprosto bezpředmětné.
Datovou schránku zrušit nelze
Když se jednou pro datovou schránku rozhodnete, už své rozhodnutí nemůžete vzít zpátky. Ministerstvo vnitra ovšem datovou schránku může zrušit, pokud:
- uplynou tři roky ode dne úmrtí fyzické osoby nebo ode dne, který je v rozhodnutí soudu o prohlášení za mrtvého uveden jako den úmrtí
- uplynou tři roky ode dne výmazu podnikající fyzické osoby ze zákonem stanovené evidence
- uplynou tři roky ode dne zániku právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku
Rozhodujte se pečlivě. Některá rozhodnutí jsou nezvratná.
