Hromada přijatých faktur

Zdravím, před dvěma roky jsme vyřešili problém s hromadami vydaných faktur, což není takový problém, protože se jedná o elektronické dokumenty, které vystavujeme my a vše jde snadno automaticky posílat a zpracovávat. Ale vzhledem k tomu, že máme stovky dodavatelů mě začínají zatěžovat i faktury přijaté. Netušíte, jak si s tím poradit? Jak ušetřit čas a snížit náklady za zpracování když část jde elektronicky, ale velká část asi přes devadesát procent papírově?
Neexistuje nějaký způsob, jak vzít stoh papírů, strčit to do nějakého stroje, ten to projede jak kdybyste strčili bankovky do počítačky a výstupem budou data pro účetní systém? Představoval bych si to tak, že vezmu tisíc faktur a do 30s budou zpracované a zaúčtované a účetní max. udělá kontrolu, zda je vše v pořádku.

Ještě dodám, že spousta dodavatelů už nám vychází vstříc a místo 20 faktur nám 1x měsíčně vystavuje jednu souhrnnou, což je taky fajn a ušetří to 20x vzít do ruky papír, otevřít účet, zaplatit, připravit účetní a zaúčtovat. Ale je to podle mě málo, nemám rád rutiny.

V metasfreshy mají dodavatele přístup rovnou ti nahraje fa a účetní to myši odklikne a převede do skladu a v bance se fa zaplatí vše automaticky

A co treba EDI komunikace nebo isdoc, nemuzes se s dodavateli domluvit, ze ti budete zasilat i datovy format?

Já nějak nevím, jak to dělat, aby v tom nebyl problém. I kdybych se takto domluvil, těch dodavatelů je hodně a někdo to posílá jen jako papír do balíku, někdo do mailu v různých formátech od PDF přes DOC až po obrázky a někde by to třeba šlo jako EDI (jenže toho bude asi minimum) ... vůbec nevím, jak tohle řešit, abych se v tom bordelu neutopil a měl prostě nějaký přehled

Vydrž někde už na to vymýšlejí robota:)

Původně odeslal beraniste

Já nějak nevím, jak to dělat, aby v tom nebyl problém. I kdybych se takto domluvil, těch dodavatelů je hodně a někdo to posílá jen jako papír do balíku, někdo do mailu v různých formátech od PDF přes DOC až po obrázky a někde by to třeba šlo jako EDI (jenže toho bude asi minimum) ... vůbec nevím, jak tohle řešit, abych se v tom bordelu neutopil a měl prostě nějaký přehled

Tyjo a to bud rad, ze nemas faktury napric celym svetem :D

Brigádník. Jednoduchá práce, home office, volná pracovní doba. Vyjde to levněji než se s tím jebat sám, nebo to nechat na účetní.

Původně odeslal gransy

Tyjo a to bud rad, ze nemas faktury napric celym svetem :D

Asi máte pravdu, ... asi ještě zapracuji na dalších dodavatelích a donutím je k těm souhrnným fakturám a zkusím natáhnout lhůty. Ať to dělá kdokoliv, tohle je prostě rutina, která zatěžuje lidi a to mě na tom vadí.

Existují systémy pro automatické rozpoznávání faktur (takové chytré OCR).

Invoice Data Extraction with AI, no templates | Rossum
INOVIO - Document management, cloud, workflow, digitalizace pro aktivní firmy

digitalizace faktur se tady řešila nedávno v řadě témat, třeba tam najdeš tipy:

- https://webtrh.cz/436270-digitalizac...ru-digitalnich
- https://webtrh.cz/438428-ocr-odfiltrovani-car-text

Skener s podavačem se dá koupit za pár šupů, nejvíc práce dá se naučit číst jednotlivé faktury. Pokud se objevují při digitalizaci chyby, jejich opravy a hledání může vzít více času než to dělat ručně.

Zatím neznám řešení, které by bez naučení fungovalo a bylo cenově dostupné, budeš si to na svých fakturách muset vyzkoušet.

Já jsem ty nejčastější dodavatele dokopal k xml nebo isdoc. Ty co to nejsou schopni posílat tak si generuji XML pro ucetní systém z emailu na potvrzení objednávek. Ale 100 dodavatelů to už je hodně na ladění parseru z emailu.

ako bolo spomenute uz vo vyssie uvedenych temach, akakolvek automatizacia nesie riziko chybovosti takze by som nad tym ani nerozmyslal. aktualne vidim ako najlepsiu moznost vsetky faktury skenovat, ak nie su elektronicke, a mat dedikovaneho pracovnika ktory to manualne nahodi do nejakeho centralneho uctovneho softveru. ako bolo pisane, moze to byt nejaky brigadnik na home office.

Původně odeslal puhy.cz

Já jsem ty nejčastější dodavatele dokopal k xml nebo isdoc. Ty co to nejsou schopni posílat tak si generuji XML pro ucetní systém z emailu na potvrzení objednávek. Ale 100 dodavatelů to už je hodně na ladění parseru z emailu.

Máme kolem 200 dodavatelů, takže si to moc nedokáži představit

Myslím, že min. v csv/xml to dnes mohou posílat všichni a s tím se už dá pracovat nějak automatizovaně. Jinak jde ti o zaúčtování faktur nebo i zaskladnění zboží?

Možná než řešit složitě automatizaci, by stačilo snížit prostoje na kafíčka a cigárka a zvednout produktivitu. Naše poslední externí účetní byla odejita jelikož nechtěla doklady a výpisy importovat a já zase nechtěl platit za zbytečné přepisování z papíru do počítače.

Dobrý den,
mám ve vývoji nástroj který je zaměřený na zpracování a import dat z PDF dokumentů typu faktura aj.
Řešení je nyní v testování, ale je již zapojeno i do ostrého zpracování přijatých faktur.

Pokud to ještě nemáte vyřešeno, dejte mi vědět. Můžeme se domluvit na ukázku a případně i testování třeba i na Vašich datech.

Václav Petrák