Digitalizace faktury, převod z papíru do digitálních podoby

Poměrně hodně času zabírá kolegům v kanceláři každodenní kontrola faktur od dodavatelů a proto jsme se rozhodli, že bychom s tím chtěli něco udělat. Přesvědčit dodavatele, aby nám všichni dodávali digitalizovaná data určitě nezvládneme (nepočítám PDF) a proto hledáme nástroj, který by zvládl papírovou fakturu nebo fakturu v PDF převést na data, které bychom byli ideálně schopni naimportovat do databáze (MySql nebo MsSql), nástroj by mohl například vracet data v JSONu nebo XML.

Už dříve jsem četl, že tyto nástroje existují, ale když si je prohlížím (ty co jsem našel na Google), tak nevím který je spolehlivý, má nějaké API a především funguje.

Představa je taková, že mám buďto PDF nebo naskenovanou PDF fakturu, ta se nahraje na FTP nebo emailovou schránku, odtud si ji aplikace/nástroj stáhne a následně nám aplikace v JSON/XML data předá - buďto my zavoláme endpoint aplikace nebo aplikace zavolá náš endpoint, který data uloží.

Mohl by mi prosím někdo takový nástroj nebo aplikaci doporučit na základě svých zkušeností a ideálně se podělit jak spolehlivý převod je? Většinou máme faktury od pravidelných dodavatelů, takže vzhled/rozložení faktur se stále opakuje a lze nastavit na fakturách nějaké opěrné body.
Faktury jsou v různých jazycích (čeština, slovenština, angličtina, němčina, polština, atd.).

Nevím jak v ČR , ale v Německu je SevDesk - fakturační systém a má aplikaci do mobilního telefonu. Vyfotim FA a ona se uloží do cloudu a stačí jí jen přidat v systému za co Faktura byla a od koho.

žádný takový hotový nástroj neexistuje, vše musíš složitě ladit na tvoja faktury a ručně kontrolovat (mám zkušenosti s vývojem takového nástroje pro pojištovny v posledním roce). Základem je nějaké OCR, poté pochopení struktury faktury a jednotlivých položek, velký problém dělají různé tabulky, není snadné je automatizovaně rozeznat.

Docela dobrá hračka je služba Šanon od Airbank, tam si můžeš vyzkoušet jak to funguje/nefunguje.

Jeden klient používá https://docparser.com/, ale také to má mouchy.

nicomu takemu by som nedoveroval. podla mna jedine riesenie je vytvorit si najaky dobry UI formular na zadavanie udajov z faktur s automatickym doplnanim pre rychlejsiu pracu a niekto by to manualne zapisoval + idelane este na konci dna iny clovek manualne prekontroloval. samozrejme ak beries stovky faktur denne tak je to blbost.

sice trochu nechápu co myslíš každodenní kontrolou dodavatelských faktur, ale vystavit fakturu v . csv umí dnes každý a s tím si pak můžeš dělat co chceš pokud to tvůj systém podporuje a nebo si to uděláš.

Dobrý den,

pár nástrojů existuje, ale platí se to. Tomu co hledá by nejvíce odpovídal shodou okolností český nástroj od firmy Rossum - https://rossum.ai/cz/
Nebo mi napište SZ, pracuju ve firmě kde vytěžování faktur nabízíme formou outsourcingu.

Par vytěžování jsem už dělal, a je to poměrně komplexní disciplína a tomu odpovídá cena. Takže rozhodně se to nevyplatí při menším objemu dokladů.
Než se do toho hlouběji ponoříš, tak si odpověz na pár otázek:

- mám zodpovědné dodavatele co dodávají standartizované doklady?
- jedná se o české doklady?
- mám na to dostatek peněz
- počítám s tím, že i tak na to budu potřebovat člověka?
- umí můj ekonomicky systém datové importy?

Jestli jsi na vše odpovědl ano, má smysl se tomu věnovat dále.

Jak takové vytěžování obvykle funguje:

Máš někde pracoviště s kvalitním skenerem tím nemyslím, skener za 10k).Pomocí OCR z něj vytěžuješ doklady a ukládáš do nějaké fronty. Někde v pozadí ti běží server, který zpracovává samotné vytěžování a výsledek pak posílá na pc k "operátorovi". Ono je totiž nutné si uvědomit jak to funguje, to že nějaký soft ti načte data neznamená že je to ihned správně. I přes nejrůznější chytristiky ty toho robota nejdříve musíš naučit co je ok a co není. Tak většinou ti pozná takové ty běžné věci, typu IČO, DIČo, částky atd... Ale ty mu musíš určit nějaké vyjimky, jako např. že nějaký dodavatel napíše datum 01.01.2020 a jiný 1.1.2020, nebo jinak dělá mezery u částek. Takže na začátku určitě potřebuješ člověka který to tam "okliká" aby u dalších dokladů věděl co je ok, co není. Proto implementace těchto systému je poměrně pracná a časově náročná. Poté co ti to schválí "operátor" nebo je ten dodavatel označen jako spolehlivý ti chodi automaticky vytěžené doklady do tvé ekonomiky. Takže jestliže máš spousty dokladů je to jednoznačná úspora času.

Z meho pohledu je cenove nasobne levnejsi dotlacit dodavatele, kteri Ti generuji NEJVICE fakturacnich polozek k nejake spolupraci (zminovane CSV ci jakykoli jiny el. format).

Reseni na 100% faktur je v soucasnosti nerealne.

Pokud se o tu digitalizaci faktur i tak chces zajimat, tak to ted resili na hackatonu
Hackujstát 3.0 a předražený větrák | Profinit

Tak tam mas nejaka jmena lidi a navedeni na technologie...

Pokud faktury elektronicky, pro české prostředí je lepší použít formát ISDOC, pro zahraniční buď jejich nebo obstojní EDIFACT, spousta SW to umí a spousta firem již takhle komunikuje. CSV má spousty problémů s kódováním, dělají se v tom zbytečné chyby, které je těžké dohledat.

SAP i Oracle nabízejí službu na digitalizaci faktur, ale chtějí za to balík. Pokud je málo dodavtelů a hodně faktur, vyplatí se nějaký jednoduchý nástroj naučil těch pár typů faktur, pokud je ale dodavatelů více, vychází levněji na to mít člověka, náklady mohou jít opravdu dost vysoko.

Digitalizovat faktury je hlavně drahé a nikoliv nereálné. Na Hackujstát si s těmi fakturami pěkně nalítli, přitom Profinit takový produkt dodával už alespoň jednou :), ale aspoň byla sranda... Ty technologie, které tam zmiňuje nejsou zrovna nejlepší cesta pro začátečníky, jsou to vše dost složité FW a nikoliv jednoúčelové věci na faktury.

Dobrý den, mám zkušenosti s implementací a provozem řešení, která nám ve firmě zprostředkovává třetí strana.
Můj úkol začínal právě zpracováním xml s vytěženými daty z faktur a jejich kontrolou a importem do ES.

Nyní ale pracuji na vlastním řešení, které je zatím ve stádiu vývoje.
Nicméně již nyní dokáže zpracovávat to, co popisujete.

Ve stručnosti popíši jak to funguje.
Do programu se natáhnou soubory ke zpracování.
(nebo je v nastavení zadáno odkud se mají načítat)
Aplikace zkontroluje zda má nastavené šablony pro zpracování jednotlivých dokumentů (v tomto případě faktury od daného dodavatele)
Dle nastavené šablony se vytěží data z dokumentu (data lze je automaticky ověřovat i upravovat)
Je umožněn i ruční vstup a kontrola díky náhledu dokumentů a vyznačení odkud jsou načítány všechny hodnoty..
Po tuto část mám vše téměř hotové.
Nyní jen pro kontrolu vypisuji vytěžená data do databáze.
Až po tuto část mám vše téměř hotové.

Ve vývoji mám nyní část vytěžení dat z faktur pro které žádné šablony nejsou.
Tedy dám nějakou “obecnou šablonu pro zpracování faktur”.
Tam nelze moc přesně určit kde a v jakém tvaru budou popisy polí a jejich hodnoty.
A je třeba vytěžovat celý dokument a řešit všechny možné výskyty hledaných polí.
Na tom nyní pracuji.

Dále mám v plánu aby aplikace zapsala faktury do ES, nebo se o to pokusila a případně vracela varování nebu chybové zprávy z ES.

Uživatel tak bude moci přímo na toto reagovat a rozhodnout o dalším postupu (úprava odesílaných dat a podobně)
Toto mám v jiné aplikaci již hotové (pro ABRA GEN), včetně posílání PDF které jsou připojené k založeným dokladům a lze je později zobrazovat ať už přímo v ES nebo opět v aplikaci.

Uživatel(é) pak ani nepotřebují licenci do ES a vše se řeší přes jedinou licenci přes kterou komunikuje aplikace.

Pokud by jste měl zájem na nějaké spolupráci, tak se můžeme domluvit. Výhodou tohoto řešení je že by jste měl nástroj uzpůsobený přímo Vašim potřebám a to za zlomek ceny jiných nástrojů.